Handwerksbetriebe schreiben viele Rechnungen an Unternehmen — Bauträger, Hausverwaltungen, Generalunternehmer, andere Betriebe. Genau diese B2B-Rechnungen müssen ab 2028 (bei mehr als 800.000 € Umsatz ab 2027) als E-Rechnung ausgestellt werden. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen — die dürfen Papier oder PDF bleiben.
Die typischen Fälle
| Rechnung an | ab 2027/2028 | Besonderheit |
|---|---|---|
| Privathaushalt | Papier/PDF weiterhin erlaubt | § 14b UStG: Hinweis auf 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden bleibt |
| Unternehmen, normaler Auftrag | E-Rechnung Pflicht | ZUGFeRD-PDF ist der einfachste Weg — der Kunde sieht weiterhin ein PDF |
| Bauleistung an einen Bauunternehmer (§ 13b UStG) | E-Rechnung Pflicht | Reverse Charge: keine USt ausweisen, Steuerkategorie AE, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, USt-IdNr. beider Seiten |
| Öffentlicher Auftraggeber (Kommune, Land, Bund) | schon heute XRechnung | Leitweg-ID Pflicht; Einreichung über das Portal des Auftraggebers |
Abschlags- und Schlussrechnungen
Abschlagsrechnungen sind eigenständige Rechnungen (Rechnungstyp 380 mit Leistungszeitraum) und müssen ebenfalls E-Rechnungen sein. Die Schlussrechnung muss die geleisteten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer absetzen — in der E-Rechnung über die Felder für Vorauszahlungen (BT-113 „Paid amount“) bzw. mit Verweis auf die vorangegangenen Rechnungen. Viele Ablehnungen im Baugewerbe entstehen genau hier: Summen, die nicht zu den Abschlägen passen.
Reverse Charge (§ 13b) richtig in der E-Rechnung
- Steuerkategorie
AEauf allen Positionen, Steuersatz 0. - Befreiungsgrund: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Code VATEX-EU-AE).
- USt-IdNr. des Leistungsempfängers ist Pflicht (BR-AE-…-Regeln); ohne sie ist die Datei ungültig.
- Gesamtbetrag = Nettobetrag; keine Steuerzeile mit Betrag > 0.
Die API erzeugt diese Variante mit "vat_category": "AE" pro Position und prüft sie vor der Auslieferung mit dem offiziellen Validator.
Ohne neue Software starten
- Weiter in Ihrem gewohnten Programm oder in Excel/Word die Rechnung anlegen.
- Daten einmal als JSON an die API senden (oder das Shop-Plugin nutzen, falls Sie online verkaufen) — Sie erhalten ein ZUGFeRD-PDF, das aussieht wie Ihre Rechnung und das XML im Bauch trägt.
- Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten mit dem Validator lesen; das XML unverändert 8 Jahre aufbewahren.
Stand September 2026; keine Steuerberatung. Maßgeblich: § 14 UStG, § 13b UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024, XRechnung 3.0.2.
Jetzt prüfen – kostenlos, ohne Anmeldung
Ziehen Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf xrechnung.dev. Sie sehen in Sekunden, ob sie gültig ist und welche Regel verletzt wurde, geprüft mit dem KoSIT-Prüfwerkzeug. Entwickler: dieselbe Prüfung und das Erzeugen geprüfter Rechnungen als API.
xrechnung.dev prüft XRechnung und ZUGFeRD mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT (Validator 1.6.3, Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026, Schematron 2.6.0, EN-16931-Regeln 1.3.16); xrechnung.dev ist ein unabhängiger Dienst. 30 Dokumente pro Monat kostenlos, ohne Anmeldung. Dateien werden nicht gespeichert. Server in Frankfurt am Main.