E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie müssen, was nicht, und wie Sie trotzdem eine ausstellen

Kurzfassung: Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen — auch nicht ab 2028. Sie müssen aber seit 2025 welche empfangen können. Und Sie dürfen welche ausstellen, was manche Kunden erwarten.

Die Regel

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a UStDV geändert: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin Papier oder ein einfaches PDF verwenden. Der Grund: Ihre Rechnungen enthalten keine Umsatzsteuer, um deren Betrugsanfälligkeit es dem Gesetz geht.

Was Sie trotzdem tun müssen

• Empfangen: Jeder Unternehmer — auch Sie — muss seit 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine E-Mail-Adresse genügt; Sie müssen das XML aber lesen und 8 Jahre unverändert aufbewahren (GoBD).
• Pflichthinweis: Ihre Rechnung braucht weiterhin den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ — egal in welchem Format.

Wann Kunden trotzdem eine E-Rechnung wollen

Öffentliche Auftraggeber verlangen seit Jahren XRechnung (mit Leitweg-ID), unabhängig von Ihrem Status. Größere Unternehmen stellen ab 2027 ihre Eingangsprozesse komplett auf E-Rechnung um und bitten auch Kleinunternehmer darum. Sie dürfen dann eine E-Rechnung ausstellen — sie muss nur korrekt sein:

• Steuerkategorie E (exempt) mit Steuersatz 0 % auf allen Positionen,
• Befreiungsgrund als Text (der § 19-Hinweis) und Code,
• keine USt-IdNr. nötig; Steuernummer reicht,
• alle sonstigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Zahlungsdaten).

Genau das erledigt die Option "small_business": true in der API bzw. das Häkchen „Kleinunternehmer“ im WooCommerce-Plugin: keine Steuer, richtiger Code, Pflichthinweis automatisch.

Wenn Sie die Grenze überschreiten

Ab dem Jahr, in dem Sie die Kleinunternehmergrenze reißen (seit 2025: 25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr), sind Sie Regelunternehmer — dann gilt die Ausstellungspflicht ab 2028 (bzw. 2027 bei mehr als 800.000 € Umsatz) auch für Sie.

Stand September 2026; keine Steuerberatung. Maßgeblich: § 19 UStG, § 34a UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024.