E-Rechnung für Vermieter: Wann Sie betroffen sind und was bei Dauerrechnungen gilt
Vermieter fragen zu Recht: Betrifft mich die E-Rechnungspflicht überhaupt? Die Antwort hängt an zwei Dingen — an wen Sie vermieten und ob Umsatzsteuer im Spiel ist.
Wer betroffen ist
| Situation | E-Rechnung ausstellen? | E-Rechnung empfangen können? |
|---|---|---|
| Wohnung an Privatperson (umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG) | nein | ja, seit 2025 (z. B. Handwerkerrechnungen) |
| Gewerbeimmobilie an Unternehmer mit Option zur Umsatzsteuer (§ 9 UStG) | ja — ab 2027 (> 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 | ja |
| Gewerbeimmobilie an Unternehmer ohne Option (steuerfrei) | nein (steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 sind ausgenommen) | ja |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | nein, dauerhaft befreit | ja |
Der Sonderfall Dauermietrechnung
Bei gewerblicher Vermietung mit Umsatzsteuer gilt der Mietvertrag mit ausgewiesener Steuer oft als „Dauerrechnung“. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 muss für solche Dauerschuldverhältnisse einmalig eine E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Ausstellungspflicht für Sie greift (2027 bzw. 2028) — spätestens für den ersten Teilleistungszeitraum danach. Ändert sich die Miete, ist eine neue E-Rechnung fällig. Ein Vertrag aus 2019 als PDF reicht dann nicht mehr.
Was praktisch zu tun ist
- Prüfen, ob Sie mit Option zur Umsatzsteuer vermieten (steht im Mietvertrag / in der USt-Voranmeldung).
- Wenn ja: für jedes Mietverhältnis eine E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF ist für Mieter am angenehmsten) mit Leistungszeitraum, Nettomiete, USt und Zahlungsdaten erzeugen — einmalig, dann nur bei Änderungen.
- In jedem Fall: eine E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen (Handwerker, Hausverwaltung) und ein Weg, das XML zu lesen und GoBD-konform aufzubewahren.
Nebenkostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung ist keine Rechnung im Sinne des UStG, sondern eine Abrechnung über bereits vereinbarte Vorauszahlungen — sie fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Wird darin aber Umsatzsteuer gesondert abgerechnet (gewerbliche Mieter), behandeln viele Berater sie vorsichtshalber wie eine Rechnung; dann gilt dasselbe wie oben.
Stand September 2026; keine Steuerberatung. Maßgeblich: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rz. zu Dauerrechnungen).
Jetzt prüfen — kostenlos, ohne Anmeldung
Ziehen Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf xrechnung.dev. Sie sehen in Sekunden, ob sie gültig ist und welche Regel verletzt wurde — geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Prüfmodul. Entwickler: dieselbe Prüfung und das Erzeugen validierter Rechnungen als API.
Validator öffnen API-Dokumentation