E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer muss wann was tun?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Sie wird in drei Stufen scharf gestellt. Diese Seite fasst zusammen, was jeweils gilt — ohne Umschweife.
Die drei Stufen
| ab | Pflicht | für wen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangen von E-Rechnungen (eine E-Mail-Adresse genügt) | alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätzen |
| 1.1.2027 | Ausstellen von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze | Unternehmen mit Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) über 800.000 € |
| 1.1.2028 | Ausstellen für alle | alle übrigen Unternehmen (Übergangsregel endet) |
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, das automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung — es gilt ab 2027/2028 nur noch als „sonstige Rechnung“ und darf B2B nicht mehr ausgestellt werden.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit — müssen aber empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Empfänger im Ausland: keine Pflicht (Rechnungen an ausländische Unternehmer bleiben frei, sofern nicht deren Landesrecht etwas anderes vorschreibt).
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. bestimmte Finanz-, Versicherungs- und Vermietungsumsätze).
Was das für Sie konkret bedeutet
Wenn Sie Rechnungen an Unternehmen schreiben
Spätestens ab 2028 (bei mehr als 800.000 € Umsatz ab 2027) muss jede B2B-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden. Das erledigt entweder Ihre Buchhaltungssoftware, oder Sie erzeugen die Dateien über einen Dienst wie diesen. Wichtig: Der Empfänger darf eine ungültige Datei zurückweisen — deshalb vor dem Versand prüfen.
Wenn Sie Rechnungen empfangen
Sie müssen die XML-Daten lesen und GoBD-konform archivieren können (das XML ist das Original, nicht das PDF). Ein Viewer wie der auf dieser Seite zeigt den Inhalt jeder E-Rechnung an.
Häufige Irrtümer
- „Ich bin Freiberufler, das betrifft nur GmbHs.“ — Nein. Die Pflicht hängt am Unternehmerstatus, nicht an der Rechtsform.
- „Der Kunde muss zustimmen.“ — Nein. Für E-Rechnungen ist ab 2025 keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig; sie ist nur noch für sonstige elektronische Formate erforderlich.
- „ZUGFeRD ist keine echte E-Rechnung.“ — Doch, ab Profil EN 16931 / XRECHNUNG in Version 2.0.1 oder höher.
Stand: September 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung; maßgeblich sind § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG und das BMF-Schreiben vom 15.10.2024.
Jetzt prüfen — kostenlos, ohne Anmeldung
Ziehen Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf xrechnung.dev. Sie sehen in Sekunden, ob sie gültig ist und welche Regel verletzt wurde — geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Prüfmodul. Entwickler: dieselbe Prüfung und das Erzeugen validierter Rechnungen als API.
Validator öffnen API-Dokumentation