Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung nach § 14 UStG. Der Unterschied liegt in der Verpackung — und darin, wer welches Format verlangt.
| XRechnung | ZUGFeRD 2.x / Factur-X | |
|---|---|---|
| Datei | eine XML-Datei (Syntax UBL oder UN/CEFACT CII) | eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML (CII) |
| Lesbar für Menschen | nur mit Viewer | ja, das PDF ist das sichtbare Bild |
| Pflichtformat | Bund und viele Länder/Kommunen (öffentliche Aufträge, mit Leitweg-ID) | kein Zwang, im B2B weit verbreitet |
| Zusätzliche deutsche Regeln | ja („BR-DE-…“: u. a. Leitweg-ID/Käuferreferenz, Kontaktdaten des Verkäufers, Zahlungsangaben) | im Profil XRECHNUNG dieselben; in EN 16931 nur die EU-Regeln |
| Versionen (2026) | XRechnung 3.0.2 | ZUGFeRD 2.3/2.4 (Profile MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG) |
Welches Format brauchen Sie?
- Rechnung an Behörden, Kommunen, Bund: XRechnung (oft ausdrücklich verlangt; Einreichung über ZRE/OZG-RE oder das Portal des Landes). Ohne gültige Leitweg-ID wird sie abgelehnt.
- Rechnung an Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist die pragmatische Wahl — der Kunde sieht ein normales PDF, seine Software liest das XML. Viele Konzerne akzeptieren beides.
- Sie empfangen: Sie müssen beides lesen können. Das XML ist das rechtlich maßgebliche Original; bei ZUGFeRD muss das PDF mit dem XML übereinstimmen.
Die Profile bei ZUGFeRD
Die Profile BASIC, EN 16931 (früher „COMFORT“), EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen des UStG. MINIMUM und BASIC-WL sind keine vollständigen E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes (BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Unser Validator prüft ZUGFeRD-Dateien in den Profilen EN 16931 und XRECHNUNG; Dateien in anderen Profilen (z. B. BASIC oder EXTENDED) kann er derzeit nicht prüfen.
Typische Fehler
- PDF ohne eingebettetes XML („nur ein PDF“) — die häufigste Ursache für „ungültig“.
- XML eingebettet, aber nicht als PDF/A-3 mit korrekten XMP-Metadaten (das prüft unser Validator nicht; dafür eignet sich z. B. das kostenlose veraPDF).
- Summen im XML stimmen nicht mit den Positionen überein (Rundung!).
- Bei XRechnung: fehlende Käuferreferenz (BT-10), fehlende Telefonnummer/E-Mail des Verkäufers (BR-DE-6/7), falscher Steuerkategorie-Code.
Jetzt prüfen – kostenlos, ohne Anmeldung
Ziehen Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf xrechnung.dev. Sie sehen in Sekunden, ob sie gültig ist und welche Regel verletzt wurde, geprüft mit dem KoSIT-Prüfwerkzeug. Entwickler: dieselbe Prüfung und das Erzeugen geprüfter Rechnungen als API.
xrechnung.dev prüft XRechnung und ZUGFeRD mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT (Validator 1.6.3, Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026, Schematron 2.6.0, EN-16931-Regeln 1.3.16); xrechnung.dev ist ein unabhängiger Dienst. 30 Dokumente pro Monat kostenlos, ohne Anmeldung. Dateien werden nicht gespeichert. Server in Frankfurt am Main.