Die Aufbewahrung ist der Teil der E-Rechnung, der im Alltag ignoriert wird und in der Betriebsprüfung auffällt. Die Regeln sind aber überschaubar.
Acht Jahre, im Originalformat
Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Maßgeblich ist der strukturierte Teil: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF/A-3 mitsamt eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt das Original nicht, weil der maschinenlesbare Inhalt dabei verloren geht.
Unveränderbarkeit
Die GoBD verlangen, dass eine einmal abgelegte Rechnung nicht mehr unbemerkt geändert werden kann. In der Praxis heißt das: schreibgeschützte Ablage oder ein System, das jede Änderung protokolliert. Eine Datei, die im normalen Dateisystem liegt und von jedem überschrieben werden kann, erfüllt das nicht.
Der häufigste technische Fehler
ZUGFeRD-PDFs verlieren ihren XML-Anhang, wenn sie durch bestimmte Programme erneut gespeichert, gedruckt oder „optimiert" werden. Danach ist die Datei rechtlich nur noch ein Bild. Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig, ob der Anhang noch vorhanden ist. Unser Prüfer zeigt sofort, ob ein PDF überhaupt ein eingebettetes E-Rechnungs-XML enthält.
Verfahrensdokumentation
Verlangt wird eine Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen entstehen, eingehen, geprüft, abgelegt und gelöscht werden. Das ist bei kleinen Betrieben ein kurzes Dokument, kein Projekt. Es muss aber existieren und zur gelebten Praxis passen.
Was im Ernstfall gezeigt werden muss
- Die Originaldatei, lesbar und maschinell auswertbar.
- Den Nachweis, dass sie seit der Ablage unverändert ist.
- Die Verfahrensdokumentation.
- Auf Verlangen: die Datei in einem auswertbaren Format, nicht als Papierstapel.
Praktisches Vorgehen
- Eingehende Rechnungen unverändert speichern, bevor irgendein Programm sie anfasst.
- Dateinamen mit Rechnungsnummer und Datum vergeben, damit sie auffindbar sind.
- Ausgehende Rechnungen ebenso ablegen: Sie müssen auch Ihre eigenen acht Jahre vorhalten.
- Einmal im Jahr eine Stichprobe zurücklesen und prüfen, ob die Dateien noch gültig und vollständig sind.
Jetzt prüfen – kostenlos, ohne Anmeldung
Ziehen Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf xrechnung.dev. Sie sehen in Sekunden, ob sie gültig ist und welche Regel verletzt wurde, geprüft mit dem KoSIT-Prüfwerkzeug. Entwickler: dieselbe Prüfung und das Erzeugen geprüfter Rechnungen als API.
xrechnung.dev prüft XRechnung und ZUGFeRD mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT (Validator 1.6.3, Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026, Schematron 2.6.0, EN-16931-Regeln 1.3.16); xrechnung.dev ist ein unabhängiger Dienst. 30 Dokumente pro Monat kostenlos, ohne Anmeldung. Dateien werden nicht gespeichert. Server in Frankfurt am Main.