E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 wirklich brauchen

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Sie betrifft jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft, auch Kleinunternehmer, auch Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung, auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, hat kein Recht darauf, stattdessen ein PDF zu verlangen.

Was „empfangen können" konkret heißt

Der Gesetzgeber verlangt keinen bestimmten Kanal und keine bestimmte Software. Ein E-Mail-Postfach genügt. Entscheidend ist, dass Sie die Datei annehmen, lesbar machen und aufbewahren können. Ein separates Rechnungspostfach ist üblich, aber nicht vorgeschrieben.

Woran Sie eine E-Rechnung erkennen

• XRechnung kommt als reine XML-Datei, meist mit der Endung .xml. Im Browser sieht sie aus wie Quelltext.
• ZUGFeRD und Factur-X kommen als PDF. Das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber eine eingebettete XML-Datei. Das Sichtbare ist nur die Anzeige; rechtlich maßgeblich ist das XML im Anhang.
• Ein eingescanntes oder als PDF gedrucktes Dokument ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung".

Der Punkt, der in der Praxis Ärger macht

Bei ZUGFeRD gilt im Zweifel das XML, nicht das Bild. Weichen beide voneinander ab, etwa weil ein Betrag im Layout anders steht als im Datensatz, ist der Datensatz maßgeblich. Prüfen Sie deshalb den Inhalt der eingebetteten Datei und nicht nur die Optik.

Aufbewahrung

E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, im Originalformat und unveränderbar. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Bei ZUGFeRD muss das PDF mitsamt eingebettetem XML erhalten bleiben; ein erneutes Speichern durch manche PDF-Programme entfernt den Anhang.

Eine eingegangene Rechnung sofort prüfen

Ziehen Sie die Datei in den kostenlosen Prüfer. Sie sehen in wenigen Sekunden, ob die Datei den Regeln der EN 16931 und den deutschen XRechnung-Regeln entspricht, und Sie sehen den Inhalt im Klartext: Rechnungsnummer, Beträge, Steuerbeträge, IBAN, Fälligkeit. Es wird nichts gespeichert.

Was Sie heute tun sollten

1. Eine Adresse festlegen, an die Lieferanten Rechnungen senden, und sie Ihren Lieferanten mitteilen.
2. Sicherstellen, dass eingehende XML-Dateien nicht vom Spamfilter verworfen werden.
3. Ein Verfahren festlegen, wie die Originaldatei revisionssicher abgelegt wird.
4. Stichprobenartig prüfen, ob eingehende Dateien überhaupt gültig sind. Ungültige Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden.