XRechnung als PDF: lesbar machen, ausdrucken – und was Sie aufbewahren müssen

Sie brauchen die XRechnung als PDF, zum Ablegen, Weiterleiten oder Ausdrucken? Ziehen Sie die XML-Datei in das Feld, die Rechnung wird lesbar angezeigt. Dann im Browser Drucken → Als PDF speichern wählen.

xrechnung.dev prüft XRechnung und ZUGFeRD mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT (Validator 1.6.3, Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026, Schematron 2.6.0, EN-16931-Regeln 1.3.16); xrechnung.dev ist ein unabhängiger Dienst. 30 Dokumente pro Monat kostenlos, ohne Anmeldung. Dateien werden nicht gespeichert. Server in Frankfurt am Main. Mehr und automatisiert: Preise.

Schritt für Schritt

1. XML-Datei in das Feld oben ziehen. Rechnung und Prüfergebnis erscheinen.
2. Im Browser drucken (Strg+P bzw. ⌘+P) und als Ziel „Als PDF speichern“ wählen.
3. Das PDF für Freigabe, Weiterleitung oder Ablage im Papierordner verwenden.

Das PDF ist nicht das Original

Für das Finanzamt zählt die empfangene XML-Datei. Sie müssen sie unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren; ein PDF daraus ist nur eine Lesekopie. Heben Sie also beides auf: das XML als Beleg, das PDF bei Bedarf als Ansicht. Details: E-Rechnungen archivieren nach GoBD.

Und umgekehrt: aus einem PDF eine E-Rechnung machen?

Ein gewöhnliches PDF wird nicht zur E-Rechnung, indem man es umwandelt; die Daten müssen strukturiert erzeugt werden. Wer Rechnungen ausstellt, kann sie über die XRechnung-API aus JSON-Daten als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF erzeugen lassen.

Häufige Fragen

Kann ich die XRechnung als PDF speichern und das XML löschen?

Nein. Das XML ist das Original und muss aufbewahrt werden. Das PDF ist nur eine zusätzliche Lesekopie.

Funktioniert das auch auf dem Handy?

Ja, im Browser des Smartphones. Teilen bzw. Drucken und „Als PDF sichern“ funktioniert je nach Gerät über das Teilen-Menü.